【ZOOM】ミーティングを開催するための超基本zoomマニュアル（ホスト編）

今回はズームミーティングをホストとして開催する一連の流れについてご説明をさせていただきます。

撮影配信の現場でも、大勢のズーム参加者に対してのセミナー、あるいは海外やご自宅から講師の方に講義をしていただくといった用途で、日々ズームを使用しています。

参加者としてだけでなくホストとしてミーティングの方を設定し開催できるように、ぜひこの動画を最後まで
ご覧いただき手順の方を覚えていただければと思います。

それではさっそくやってみたいと思います。

 

それではズームの方に入っていきます。

こちらはメールアドレスやパスワードなど求められる場合もありますが、アカウントを持っていてそちらが紐付けされていれば、スムーズにこのようにログインすることができます。

左側のプロフィール、ミーティング、ウェビナーとありますが、ミーティングをクリックします。

そしてこの画面でミーティングをスケジューリングできます

ミーティングをスケジューリングをクリック。

ちなみにこの画面はズームの有料プランに入っていない pcで今操作していますので、こちらにこのようなポップアップが出ています。

ご利用のズーム基本プランでは参加者が3人以上のミーティングに40分の時間制限が適用されます、というところでこのアカウントでミーティングを立てた場合は3、名以上だと40分が時間制限となり退出させられてしまいますので注意が必要です。

 

ミーティングの設定に当たってまずトピック、こちらはこのミーティングのタイトルということで、仮に適当でいいんですがこのように入れました。

そして開催日時は、今5時頃なんですが、このあとの6時から仮に2時間ということで設定しました。

こちらは6時にならなくてもミーティング自体は参加することができます。

そして2時間ですので、6時から2時間の8時になっても強制的に退出させられるということはありません。

こちらの3名以上40分という部分で強制退出させられてしまいますのでそこだけは注意が必要です。

 

有料の方ではその他細かく設定できる部分もあるんですが、こちらは今回あまり慣れていない方ということで、有料プランでない画面で今説明をしています。

オプションの方にも4つほど項目がありますが、例えば入室時に参加者がミュートにするをすれば、入室した時に参加者がミュートの状態から始まるということになります。

このようにして保存することでミーティングの設定が出来ました。

 

このミーティングを参加者に周知して参加してもらうため、このミーティングの URLを知らせることで、参加者がその URL からミーティングに参加できるようになります。

その場合はこの招待リンク招待状のコピー、ここで招待状をコピー。

この文章をメール等で知らせればOKです。

 

次に有料プランでのミーティングの設定の方に進んでいきます。

同じくミーティング欄からミーティングをスケジューリング、トピック、そして開催日時を入れます。

先ほどのように3名40分という表示はありません。

こちらの画面では、セキュリティパスコードを参加時に認証を求めるなど、セキュリティを高めるチェック項目や待機室などのチェック項目もあります。

待機室の方は後ほどをご説明をしますので、ここではチェックを入れて作成していきます。

ビデオ、ホスト、参加者、オン、オフ。

始まった時にホストまたは参加者のビデオがオンかオフかという設定ですね。

オプションの中にはこのような項目があります。

これでミーティングの方を設定します。

そしてミーティングは同じく招待状をコピーしてメール等で知らせればいいです。

ここまでがミーティングの設定の仕方になります

いろいろな設定やチェック項目とありましたが、基本的にあまり使うことがないものが多いので、今回は省略させていただきます。

 

それでは有料プランのアカウントで設定したミーティングを開始していきます。

開始をクリックしますが 編集で先ほどの設定を多少後から変更することもできます。

またミーティングをスケジュールしたアカウントに複数のパソコンから入る場合は、最初にミーティングを開始した方がホスト、2番目以降に入られる方は共同ホストになりますので、その場合待機室を有効にしていてもホスト、共同ホストは待機室に入らず、そのままミーティングに入ることが出来ますので、参加者の入室を許可するまでの間に関係者で打ち合わせ等されたい場合は便利です。

開始をクリックします。

zoom appを開く。

この時にですねオーディオに接続というのが出ました。

こちらはまずトラブルの原因というか重要な部分で、コンピュータオーディオに参加をしていないと相手の音声も聞こえずこちらの音声も届けられないということになりますので、基本的には参加するを選んでください。

スピーカーとマイクをテストというのがあるんですが、こちらはあとで説明をします。

コンピューターオーディオに参加する、しますと、オーディオのほうなのでこちらミュート解除、またはミュートということで選べるようになりました。

こちらを右の三角で、スピーカーマイクをテストするというのを後からもできますし、先ほどの段階ですることもできます。

マイクをテストする。

まずスピーカーのチェックとして音が聞こえていればスピーカーは生きているということになります。

外付けのスピーカーであれば、こちらの方を変更していただいて、音が聞こえるかのチェックが必要です。

今聞こえていますので、はい。

次にマイクですね。こちらもマイクは今入力レベルが振れていて、少し遅れて自分の音声がスピーカーから出ています。

もし入力レベルが振れない場合はマイクの設定がおかしい可能性があります。

今 macbook pro のマイクですが、その他のマイクを使っている場合はそちらを選んでテストしましょう。

はい。

テストを終了。

はいこれで音声に関してはクリアになりました。

 

こちらにミュート解除があって、ミュートを切り替えられるようになっていますが、コンピュータオーディオに入っていない状態ではオーディオに接続と出ています。

次にオーディオ接続、これで先ほどのポップアップがまた出てきました。

コンピュータオーディオに参加する。

これでコンピューターオーディオに接続されています。

 

それでは1名参加者が入ります。

はい、参加者がこのミーティングに入ろうとした場合、今待機室を有効化しているので待機室に入室しましたと出ました。

参加者の欄から状態を確認することができます。

待機室に参加者が入っています、この許可をするを押さないと参加者はまだミーティングに参加すること
ができません。

許可をするを押します。

すると待機室からミーティングに入ってきました。

この待機室の設定は、例えば2時からミーティングでホストは10分前くらいに入って待っておき、2時ちょうどになったら許可をしてミーティングを開始するといった場合に使うような機能です。

只今こちらの詳細をクリックしますと、待機室を有効化にチェックがついています。

この状態ですと、次々参加者が入ってきたら待機室にまずは入り、ホストがそれを許可することでミーティングに入るという設定ですので、こちらのチェックを外しました。

待機室を無効にしました。

これで仮に2時からのミーティング、2時が過ぎて許可をして、その後に遅れて入ってきた人は待機室に入らずに直接ミーティングに参加できるようになります。

 

そのほかホスト側でできる操作ですが、参加者に対して例えば詳細のところから、チャット、ビデオの開始を依頼、ホストにする、共同ホストにする、名前の変更、こういった機能があります。

こちら無料と有料では表示というかできる機能が少し違ったりしますが、チャットであればダイレクトにチャットを送ることができます。

チャットは、今こちらをチャット表示にした状態で、宛先の部分を全員、または特定の誰かという風にすることで、特定の誰かであれば他の参加者にはチャットのメッセージが見えない、全員にすれば全員に対してメッセージが届けられるというものになります。

そのほか、例えばビデオの表示がされてなくて、ビデオをオンにしてもらいたい場合は、ビデオの開始を依頼。

こうすることで、参加者側はホストがあなたにビデオの開始を依頼しています、OK、あとで、というポップアップが出ます。

ここで参加者がOKにした場合は、このようにオンになります。

そのほか、ホストにする、共同ホストにする、名前の変更、などがあります。

ホスト共同ホストにつきましては、権限を参加者に与えるということになりますが、ホストにした場合は自分のホスト権限はなくなってしまいます。

ですので自分が開催するホストの立場であれば、ホストにはせず共同ホストに必要に応じてしていただくのがいいと思います。

今ホストの権限を自分に戻しました。

名前の変更、こちらは勝手に相手の名前を変えることができます。

user2user2というのから、user2user3になりました。

あとは待機室に戻す、削除など、こういったことをホストの権限で行うことができます。

そのほか、すべてミュートというのもありますが、参加者にミュートにしてもらう機能ですね。

参加者に自分のミュートを解除の許可をしていれば自分でミュートを外せますが、こちらにチェックを入れずに全てをミュートにすれば、自分ではミュートが外せないという状況になります。

 

次に参加者、こちらをクリックして表示しているこの参加者一覧の情報ですが、まずビデオが斜めになって消えている、これはビデオオフにしている状態。

そして上のホストの方ではマイクが斜めになってマイクオフになっていますが、その下の参加者の方にはマイクマークが付いていないのがわかるかと思います。

マイクマークが付いていない場合は、コンピュータオーディオに参加していないという状況ですので、当然参加者の声が聞こえませんしこちらの声も聞こえない状態です。

ですので参加者の方でコンピュータオーディオに接続をします。

するとマイクマークが現れました。

今参加者がミュートになっていますが、先ほど解除できないようにしていたので、参加者に自分のミュート解除を許可して、そして参加者側でミュートの解除をしたらこのようにマイクマークが現れてミュートが解除されました。

このように参加者の状態を見ることができます。

 

そのほかホスト側でできる操作としては、例えばレコーディング。

このコンピューターにローカル録画、又はクラウドにレコーディングというのが選べます。

このようなレコーディング操作を参加者にもバックアップのためしてもらいたいような場合も、参加者を共同ホストにすることで、参加者側でレコーディング操作ができるようになります。

ちなみにこちらの参加者の方の見方として、レコーディングをした場合はレコーディングマークが付くようになっています。

これで誰がレコーディングしているのかがわかる状態です。

クラウドレコーディングをした場合は、このように雲のマークで表示されるようになっています。

 

ということで、トラブルとしてはやはり音声が出ないということがありますので、参加者の方の一覧からまずコンピューターオーディオに入っているかどうかが、このマイクマークが出てるかどうかでわかります。

次にミュート解除されているかどうかというのも分かりますので、こちらの方を見ることで対処されると良いかと思います。

というわけで参加者の名前の右側の表示について見方を説明しましたが、それぞれの参加者の画面の左下の部分にもマイクマークが出ています。

ミュートを解除すれば消えます。

ミュートを入れると表示されます。

ただしここだけで見てしまうと、仮にコンピュータオーディオから出ている場合、ここにもマイクが表示されないので、なぜ音が出ていないのかが分からない場合があります。

そういった場合にこちらの参加者、表示していただいて、マイクが出ている出ていないでコンピューターはオーディオに入ってるか、入ってないかっていうのが見分けられるかと思いますので、基本的には参加者、チャットなどはオンにしておけば対処がしやすいかなと思います。

コンピュータオーディオに接続をすればマイクマークが出てきました。

こちらも今ミュート状態ということで表示されています。

この辺りを抑えておけば、普通にミーティングをホストとして開催することができるんではないかと思います。

 

はい、いかがでしたでしょうか。

今回ご説明したのはズームの機能のほんの一部ではありますが、これだけ覚えていればホストとしてミーティングを開催できるという部分を、駆け足でご説明させていただきました。

ありがとうございました。